Главная страница
Новости
Партнеры
Программы и цены
Вакансии
Техподдержка
Форум
Контакты
Инфин - Онлайн
Для работы с данной версией системы вам не потребуется приобретать лицензии, сервера и другое дополнительное оборудование.

Подробнее


Загрузка
Дистрибутивы и обновления

Документация
"Простая" бухгалтерия
Бесплатная версия информацинно-финасовой системы "Инфин-Управление" предназначена для ведения учёта на малом (до 10 человек персонала) коммерческом предприятии.

Подробнее


Ваш e-mail:

Пароль:

Регистрация Забыли пароль?
Программы
Услуги

Управление договорами

Краткое руководство.


1. Введение

Одна из главных задач учета на предприятиях - это учет и контроль исполнения договорных отношений с контрагентами. Особо остро задачи автоматизации учета договоров стоят перед крупными и средними предприятиями с большим количеством контрагентов, значительным потоком платежей, разнообразием видов договорных отношений и их долгосрочностью, а также с разветвленной внутренней структурой самого предприятия.

Модуль «Договор» предназначен для внедрения именно на таких предприятиях, но возможно его применение и в небольших организациях, нуждающихся в мощной и гибкой системе учета договоров.

2. Назначение

Модуль ИНФИН-Управления «Договор» предназначен для автоматизации процессов подготовки и заключения договоров, ввода данных по выполнению обязательств и контроля их исполнения по объемам, срокам и другим условиям.

Ведение всех договоров в единой системе позволяет анализировать общую структуру дебиторской и кредиторской задолженности организации.

Данный модуль учета договоров может применяться в различных отраслях промышленности, торговли, транспорта и т.д.

Задача предназначена для менеджеров, контролирующих взаиморасчеты с контрагентами по договорам (кураторов договоров), руководителей и сотрудников договорных отделов.

3. Основные возможности.
3.1. Подготовка и согласование договора

Модуль «Договор» предусматривает ввод и хранение основных реквизитов и классификаторов договора, дополнительных соглашений, спецификаций и календарных планов оплат. При этом есть возможность сохранять тексты договора в виде ссылок на отдельные файлы (например *.DOC) с возможностью редактирования в текстовых редакторах (MS Word).

Договоры ведутся в разрезе произвольного количества этапов исполнения и плановых периодов. При необходимости ведется номенклатура предоставляемых материалов и услуг (т.е. детализированная информация по предмету сделки) по этапам договоров.

3.2. Ввод текущей информации

Информация заносится как по прогнозируемому (плановому) движению, так и по свершившимся фактам исполнения обязательств. Это позволяет планировать материальные и денежные потоки и анализировать отклонения факта от плана.

3.3. Разноска оплат по документам фактического выполнения обязательств (счетам-фактурам).

Выделение данного участка учета в модуль «Договоры» является отражением фактической организации работы у крупных клиентов, где разноской произведенных и полученных оплат по договорам и счетам-фактурам занимаются именно договорные отделы.

3.4. Многовалютность

Принципы построения задачи предусматривают возможность ведения договоров в различных валютах с контролем курсовых и суммовых разниц.

3.5. Отчетная система

Модуль «Договор» позволяет формировать различные отчетные формы по:

  • анализу текущего состояния договоров по оборотным ведомостям в выбранном разрезе с различной детализацией.
  • инвентаризации задолженности, составление актов сверки.
  • анализу планируемых и фактических отгрузок и оплат, как отдельно по материальным и финансовым потокам, так и в разрезе всех взаиморасчетов с контрагентом.
4. Принципы построения

Модуль является отдельной задачей, что дает независимость от различных регламентных бухгалтерских процедур, таких как закрытие месяца, и увеличение скорости обработки проводок. Возможно создание собственных АРМов данной задачи.

Договора разделяются по видам и подвидам, которые определяют необходимые реквизиты договора и способ его обработки.

Все операции ведутся на служебных счетах (регистрах учета) в разрезе настраиваемых аналитик. Настройкой предусмотрен целый набор служебных счетов для договоров продажи (оказания услуг) и договоров покупки (получения услуг), что дает возможность использовать различные комбинации счетов, например, в договорах бартера и субподряда.

Модуль представляет собой обобщенную настройку для автоматизации учета договоров. В настройке задачи используется стандартный функционал ИНФИН-Управления, что позволяет выполнять простую и гибкую перенастройку модуля под специфику учета конкретного предприятия, а также гарантирует полную совместимость с другими модулями системы ИНФИН-Управления.

Ведение единого реестра хозяйственных договоров с контрагентами позволяет использовать договор в качестве аналитики на счетах учета (служебных регистрах) и контролировать взаимоотношения по сквозным договорам, например по договорам бартера.

5. Методика работы.
5.1. Оформление договора со спецификацией и планом оплат.

Ввод договора осуществляется на основе настроенных стандартных операций в меню «Договор продажи (оказания услуг) - оформление договоров». Аналогичный пункт главного меню есть для оформления договоров покупки.

До подписания договор согласовывается и уточняется всеми заинтересованными лицами. Формируется текст договора. Параллельно оформляется спецификация по этапам, т.е. прилагаемый к договору документ, в котором перечисляется номенклатура, количество и стоимость товаров и услуг, которые должны быть поставлены или оказаны Исполнителем по данному этапу договора. Спецификация является циклической частью договора. Если нет необходимости вести перечень ТМЦ и услуг, нужно ввести одну строчку на общую сумму, например «Услуги».

План оплат формируется после того, как сформирован договор и спецификации по этапам, и представляет собой календарный план платежей с детализацией по срокам, объемам, способам и условиям оплаты.

Договор подписывается и переводится в разряд исполняемых. Реализовано стандартной операцией, включающей в себя обработку договора и занесение информации на служебные счета учета плана и факта выполнения этапов договора и оплат.


5.2. Текущий ввод информации по исполняемому договору.

Исполнение обязательств по поставке товаров или оказанию услуг по конкретному этапу договора отражается в системе учета с помощью ввода соответствующих накладных и актов в меню «Договор продажи – оформление выполненных обязательств». Возможен автоматический ввод накладной на отпуск на основании этапов договора и ручной ввод в накладную выполненных на текущий момент этапов договора. Этой же операцией заносится информация по служебным счетам учета выполнения договоров.

Также возможен импорт данных о фактическом движении материальных средств по условиям договора из других задач, например, из модуля «Склад» или «Торговля» в меню «Прочие операции – Прием данных из других задач». Настройка операций импорта осуществляется в «настройке программы – настройка операций импорта»

Ввод информации о поступивших оплатах от клиентов и платежах организации своим поставщикам производится с помощью соответствующих реестров документов в меню «Договор продажи – оформление оплат».

Аналогичные операции настроены и для договоров покупки в меню «Договор покупки (получения услуг)»

5.3. Разноска оплат по конкретным счетам-фактурам покупок и продаж:

В модуле «Договор» возможна ручная разноска оплат с выбором незакрытых платежных документов и счетов-фактур. Также предусмотрен режим автоматической разноски платежных документов по соответствующим счетам-фактурам продажи или покупки. Режим авторазноски является гибко настраиваемым. Настройка осуществляется в режиме «Настройка программы – настройка авторазноски».

5.4. Получение разнообразной отчетности

Анализ текущего состояния и всего движения по договорам можно получить в любых разрезах и с любой необходимой детализацией с помощью мощного набора настраиваемых просмотровых режимов ИНФИН-Управления:

  • Оборотные ведомости
  • Аналитические карточки и шахматные просмотры остатков
  • Просмотры произвольных отчетов с использованием механизмов «Цикл Отчет».

В стартовом комплекте модуля настроены разнообразные просмотры информации в меню «Состояние продаж», «Состояние покупок», «Акт сверки»

В меню «Отчеты» можно настроить и сформировать необходимые пользователю печатные документы и отчетные формы. В качестве примера настроен раздел «Ведомости взаиморасчетов». Ведомости взаиморасчетов формируются для просмотра взаиморасчетов между контрагентами, произведенных в рамках договора в течение запрашиваемого периода. Этот документ отображает объемы отгруженных и полученных ТМЦ, оказанных услуг, сумму платежей за товары и оказанные услуги, а также наличие и размер задолженности у контрагентов по данным управленческого учета и позволяет проводить сверку с данными бухгалтерского учета.




             Форма быстрой связи

                 
                 Ваше имя:
                 Ваш Email:
                 Сообщение:

                  Удивляемся
                
                                                                                  



Информация
Опрос

Готовы ли Вы сменить систему управления своего бизнеса?

Да
Нет
Затрудняюсь ответить
Не думаю что это поможет

Результаты предыдущих опросов

Проекты
Copyright © 2009 Инфин - Питер
Телефон +7(812) 935-67-52
pav@infinspb.ru