«Инфин-Управление» - Торговля.

 

Краткое руководство пользователя.

 

1.  Основные возможности подсистемы «ИНФИН-Торговля»................... 2

2. Рекомендации по организации учета........................................................ 3

3. Структура программы................................................................................... 4

3.1. Справочники............................................................................................... 4

3.2. Счета............................................................................................................ 8

3.3. Операции...................................................................................................... 9

4. Методы учета товаров................................................................................ 11

5. Понятие рабочего периода........................................................................ 11

6. Ввод информации....................................................................................... 13

6.1. Анкетный ввод.......................................................................................... 13

6.2. Табличный ввод....................................................................................... 14

6.2.1. Настройка табличного ввода..................................................................... 14

6.2.2. Выписка документов в табличном вводе.................................................... 15

7. Аналитические отчеты............................................................................... 17

7.1. Прайс-лист................................................................................................ 17

7.2. Остатки на складах................................................................................. 18

8. Подготовка к началу работу..................................................................... 19

8.1. Удаление данных...................................................................................... 19

8.2. Заполнение основных и вспомогательных справочников............. 19

8.3. Ввод вступительных остатков.............................................................. 20

 

1.  Основные возможности подсистемы «ИНФИН-Торговля»

 

Учет в программном модуле «Торговля» построен на основе регистрации первичных документов, что позволяет в дальнейшем отслеживать движение товара и полученную прибыль в разрезе первичных документов.

Списание товаров со склада может происходить:

§                     по средней себестоимости;

§                     по способу ФИФО;

§                     по способу ЛИФО;

§                     партионное списание, когда пользователь сам определяет, какую партию следует отпустить в тот или иной момент;

§                     партионное списание в автоматическом режиме по заранее заданному пользователем алгоритму списания.

Поскольку учет товаров ведется на основе первичных учетных документов, то программа «Торговля» обладает широкими возможностями для настройки этих документов. Пользователь самостоятельно может изменить содержание документа или даже осуществлять приходные и расходные операции на основе своих специфичных документов.

Ввод документов может осуществляться с использованием торгового оборудования:

§                     сканеров штрих-кода: при этом документ будет заполняться в автоматическом режиме, поскольку отпадает необходимость выбора товара из справочника;

§                     кассовых аппаратов и фискальных регистраторов: при этом чек можно выписывать с использованием нашей программы.

С помощью программы «ИНФИН-Торговля» Вы сможете получить все необходимые отчеты, такие как «Отчет по движению товара», «Отчет о продажах» и т.д. Причем пользователь имеет возможность настраивать все отчетные формы в удобном для него виде. На основе отчетов можно проанализировать введенные данные в наглядной графической форме.

Программа «ИНФИН-Торговля» может легко взаимодействовать с внешними программами:

§                     для формирования проводок по бухгалтерским счетам на основании первичных учетных документов в модуле «Торговля» предусмотрен режим «Экспорт данных в бухгалтерию». При этом проводки могут формироваться как для «ИНФИН-Бухгалтерии», так и для модуля «Бухгалтерия» другой информационной системы;

§                     для взаимодействия с кассовым оборудованием в модуле «Торговля» предусмотрен режим «Экспорт/импорт из/в DBF-файлы», то есть взаимодействие с кассовым оборудованием может происходить посредством DBF-файлов;

§                     при необходимости выгрузки данных в другие приложения возможно использование режима «Экспорт в Excel», который работает почти из любой точки программы и тем самым позволяет выгружать любые документы и отчеты в Microsoft Excel.

Помимо всего вышесказанного наша программа обладает удобным пользовательским интерфейсом, который тоже можно настроить.

Программа «ИНФИН-Торговля» поставляется со стандартным комплектом настроек, но при необходимости, как уже говорилось, их можно изменить или добавить новые.

В настоящее время продаются следующие модификации программы «ИНФИН-Торговля», отличающиеся друг от друга набором возможностей и различной степенью автоматизации работы торговых работников:

§                     Макси-Торговля

§                     Супер-Торговля

§                     Элит-Торговля

В таблице  представлены основные отличия указанных модификаций друг от друга:

 

 

 

Макси

Супер

Элит

Учет нескольких компаний

Да

Да

Да

Валютный учет

Нет

Да

Да

Партионный учет автоматический

Нет

Нет

Да

Дизайнер

Нет

Нет

Да

Поддержка Sybase ASA

Да

Да

Да

Поддержка MS SQL

Нет

Да

Да

 

 2. Рекомендации по организации учета

 

При организации учета на Вашем предприятии мы советуем Вам установить период, в течение которого будут предоставляться оперативные отчеты о продажах, закупках и т.д. Рабочий период может составлять один день, неделю, декаду, месяц и т.д. в зависимости от того, насколько часто Вам будут требоваться оперативные отчеты о продажах и закупках. Например, если Вам требуются отчеты о продажах ежедневно, то, соответственно, Ваш рабочий период будет составлять один день.

Сразу возникает вопрос: для чего нужна подобная организация? Дело в том, что при списании товара по средней себестоимости, методам ФИФО или ЛИФО необходимо автоматически подбирать нужную себестоимость товара на конкретный момент. При этом, если пользователь начнет оформлять операцию прошедшим днем (или даже временем), то все последующие за ней списания (продажи) необходимо перерассчитать заново, так как подобранная вначале информация уже будет неправильной. Для этого в программе «ИНФИН-Торговля» существует понятие «рабочий период».

Рабочий период – это период, в который пользователь вводит все свои операции: приходы, продажи, возвраты и т.д. Для получения точной информации о списании товара и себестоимости этого товара необходимо произвести процедуру «Изменение рабочего периода» (см. главу 5), которая необходима для правильного подбора учетных цен в зависимости от метода учета, а также подбора партий для каждого товара при методах учета ФИФО или ЛИФО.

Таким образом, примерная схема организации учета на Вашем предприятии будет выглядеть так:

I. Рабочий день:

а) Выполнение операций по поставкам, отгрузкам, перемещению, переоценке и т.д.

б) Корректировка операций

 

 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


После изменения рабочего периода ввод и корректировка информации в закрытых периодах невозможны. Это обусловлено тем, что подобные операции могут привести к неисправимым последствиям и сильному искажению информации.

Исправление операций в закрытых периодах мы рекомендуем поручить одному сотруднику, который будет ответственным за проведение подобных процедур.

В программе «ИНФИН-Торговля» существуют следующие понятия:

-                                            учет товаров на складе в «валюте склада»;

-                                            учет задолженности по предприятиям.

При этом «валюта склада» может не совпадать с «валютой задолженности». Поэтому при организации учета на складе обязательно выберите «валюту склада». Если Вы желаете вести валютный учет на складе, то мы настоятельно рекомендуем Вам вести учет на складе не более, чем в двух валютах, чтобы не привести к «путанице» в информации. Например, учет товаров в долларах США и рублях РФ или учет товаров в Европейской Национальной Валюте и рублях РФ.

Вместе с тем «валюта задолженности» должна быть реальной, то есть в чем оплатили или купили товар, в той валюте и учитывать задолженность.

 

3. Структура.

3.1. Справочники

 

В основе ведения учета торговых операций в Торговле лежат следующие справочники:

-         справочник № 46 «Место хранения (склады)»;

-         справочник № 501 «Группы товаров»;

-         справочник № 502 «Товары»;

-         справочник № 503 «Партии»;

-         справочник № 6 «Предприятия»;

-         справочник № 56 «Договора».

-         справочник № 504 «Менеджеры».

-         справочник № 509 «Код товара»

-         справочник № 520 «Скидки/надбавки»

Все эти справочники являются предопределенными:

 

Справочник № 46 «Склады»

Этот справочник является единым для всех подсистем проекта. Здесь содержится все номера и наименования складов, находящихся в составе организации, а также фамилии, имена материально-ответственных лиц (для этого предназначено поле «Материально-ответственное лицо). Причем за один склад ответственным может быть только одно лицо.

 

Справочник № 501 «Группы товаров»

Этот справочник так же, как и предыдущий, является единым для всех подсистем проекта. Он предназначен для классификации товаров по группам. Структура этого справочника представлена в таблице 1.

 

Таблица 1.

Номер

Наименование

Условное обозначение

Тип

Принадлежность

1

Номер

Ном

Строка

Для всех задач

2

Наименование

Наим

Строка

Для всех задач

10

Ставка НДС

Ндс

Данные из справочника N 903

Для всех задач

20

Формула кол-во мелк.опт.

ФКолМОпт

Формула

Для данной задачи

30

Формула кол-во опт

ФКолОпт

Формула

Для данной задачи

40

Формула цена розн ВАЛ

ФЦенаРознВал

Формула

Для данной задачи

50

Формула цена мелк.опт ВАЛ

ФЦенаМОптВал

Формула

Для данной задачи

60

Формула цена опт ВАЛ

ФЦенаОптВал

Формула

Для данной задачи

70

Формула цена розн РУБ

ФЦенаРознРуб

Формула

Для данной задачи

80

Формула цена мелк.опт РУБ

ФЦенаМОптРуб

Формула

Для данной задачи

90

Формула цена опт РУБ

ФЦенаОптРуб

Формула

Для данной задачи

 

В таблице 1 представлены поля типа «Формула» для расчета количества и цен разных видов: оптовая, мелкооптовая, розничная, рублевая, валютная, которые используются в прайс-листе. Обратите внимание, что эти поля используются только для задач группы «5 Торговля». Механизм сбора прайс-листа рассмотрен в разделе 5.1.  Для каждой группы может быть задана своя ставка НДС.

 

Справочник № 502 «Товары»

Это справочник номенклатуры товаров, который является иерархичным от справочника № 501 «Группы товара», а также единым для всех подсистем проекта. По сути своей, этот справочник лежит в основе ведения учета торговых операций. Его структура представлена в таблице 2.

 

Таблица 2.

Номер

Наименование

Условное обозначение

Тип

Принадлежность

1

Номер

Ном

Строка

Для всех задач

2

Наименование

Наим

Строка

Для всех задач

3

Единица измерения

ЕдИзм

Число

Для всех задач

10

Тип товара

ТипТовара

Число

Для данной задачи

20

Упаковка

Упаковка

Данные из справочника N 508

Для данной задачи

30

Код товара

Код

Строка

Для данной задачи

40

Вес

Вес

Число

Для данной задачи

50

Объем

Объем

Число

Для данной задачи

60

Цвет

Цвет

Данные из справочника N 511

Для данной задачи

70

Запас минимальный

ЗапасМин

Формула

Для данной задачи

80

Запас максимальный

ЗапасМакс

Формула

Для данной задачи

90

Фирма-производитель

Производитель

Данные из справочника N 510

Для данной задачи

 

Для идентификации товара существует несколько обязательных параметров. Если пользователю необходимо идентифицировать товар по каким-либо ещё признакам, то он может добавить свои поля-признаки в справочник № 502.

Каждый товар имеет определенный тип:

-         товар;

-         тара;

-         услуга;

-         комплект.

Для каждого товара задается уникальный код в поле «Код товара». Применение этого поля может быть самое разнообразное: это может артикул товара, штрих-код, а может быть внутренний номенклатурный номер товара.

Из таблицы видно, что каждый товар можно идентифицировать и такими признаками, как вес, объем, цвет, фирма-производитель и другие.

Все поля данной таблицы являются предопределенными и согласно общей методике ведения справочников Вам пришлось бы при добавлении нового товара заполнять все поля справочника № 502. Однако в WINDOWS-Торговле существует режим настройки характеристик товара (см. рисунок 1).

При входе в этот режим необходимо выбрать группу товаров, для которой будут определяться характеристики товара, находящиеся в ней.

 


Рисунок 1.

 

В данном режиме можно задавать характеристики каждой группы товаров, а также определить перечень полей, которые будут заполняться для товаров данной группы.

 

Справочник № 503

Данный справочник является иерархичным от справочника № 502 «Товары» и используется для ведения партионного учета, учета по методу ФИФО или методу ЛИФО и разбиения товаров по партиям. О методах оценки товаров более подробно читайте  в разделе 2.

Структура справочника № 503 представлена в таблице 3.

 

Таблица 3.

Номер

Наименование

Условное обозначение

Тип

1

Номер

Ном

Строка

2

Наименование

Наим

Строка

4

Дата

Дата

Дата и время

5

Поставщик

Поставщик

Данные из справочника N 6

10

ГТД

ГТД

Данные из справочника N 100

20

Сертификат до

Сертификат

Дата

30

Срок годности

Срок

Число

 

Каждая партия имеет ряд признаков, вводимых пользователем при добавлении новой партии товара. Все указанные признаки являются обязательными для заполнения. Например, списание товаров по методам ФИФО или ЛИФО происходит в зависимости от даты партии.

 

Справочник № 6 «Предприятия» и справочник № 56 «Договора» являются общими для всех подсистем проекта и имеют одинаковую структуру.

 

Справочник № 504 «Менеджеры» – справочник, предназначенный для анализа продаж по менеджерам;

 

Справочник № 509 «Код товара» – справочник, в котором хранятся все коды того или иного товара. Это могут штрих-коды, артикулы и т.д. Данный справочник предназначен для облегчения ввода информации, поскольку, зная код товара, можно автоматически получить номер и наименование товара из справочника 502, а также группы товара из справочника 501. Для ввода информации с использованием штрих-кода необходимо своевременно заполнять справочник 509 «Код товара» и следить за его актуальностью.

 

Справочник № 520 «Скидки/надбавки» – справочник, предназначенный для предоставления скидок (или надбавок) клиентам.

 

Внимание!

Перечисленные справочники являются основными, их удаление запрещено, а также запрещено использование других справочников для указанных выше целей. Например, для ведения номенклатуры в «ИНФИН-Торговле» предназначен справочник № 502, другой справочник для ведения номенклатуры использовать нельзя.

 

Все справочники в «ИНФИН-Торговле» можно разделить на три типа:

§         основные справочники, которые перечислены выше и которые Вы активно используете при вводе информации: добавляете новые позиции, удаляете, корректируете и т.д. Структуру этих справочников Вам позволяется менять только частично, а именно: удаление уже имеющихся полей в этих справочниках не рекомендуется, но если Вам необходимо классифицировать элементы справочника по какому-либо признаку, то Вы можете добавить ещё одно или несколько полей в основной справочник;

§         вспомогательные справочники, которые Вам могут понадобиться для формирования аналитических отчетов. Определение структуры и наполнение этих справочников полностью предоставлено Вам;

§         справочники типа «Журнал регистрации», которые необходимы для ведения расчетов с контрагентами в разрезе документов поставок / отгрузок, для просмотра неоплаченных заявок на заказ или заявок на резерв. Эти справочники имеют жесткую предопределенную структуру  (то есть пользователь не имеет возможности добавлять или удалять поля справочника) и заполняются автоматически, без участия пользователя, по результатам выписки вышеуказанных документов.

3.2. Счета.

Для учета товаров на складах, в резервах, ожидаемого товара, а также для учета взаиморасчетов с поставщиками и покупателями в WINDOWS-Торговле предназначается перечень служебных счетов (см. таблицу 4). Вся информация о состоянии складов и товаров на складах формируется в виде служебных проводок по данным счетам, при этом используется как принцип односторонней записи по счету, так и принцип двойной записи.

 

Таблица 4.

Счет

Наименование счета

Кол

Вал

Аналитика 1

Аналитика 2

Аналитика 3

Аналитика 4

Аналитика 5

Аналитика 6

Аналитика 7

Т410

Товары на складе

Да

Да

46 Место хранения

501 Группы товара

502 Товары

503 Партии

 

 

 

Т411

Товары в резерве

Да

Да

46 Место хранения

501 Группы товара

502 Товары

6 Предприятия

590 Журнал заявок на резерв

 

 

Т412

Ожидаемый товар

Да

Да

46 Место хранения

501 Группы товара

502 Товары

6 Предприятия

591 Журнал заявок на заказ

 

 

Т420

Наценка

Нет

Да

46 Место хранения

501 Группы товара

502 Товары

503 Партии

 

 

 

Т600

Расчеты с поставщиками

Нет

Да

6 Предприятия

56 Документы

504 Менеджеры

-597 Группа документов прихода и поставок

 

 

 

Т601

Авансы поставщикам

Нет

Да

6 Предприятия

56 Документы

504 Менеджеры

-597 Группа документов прихода и поставок

 

 

 

Т620

Расчеты с покупателями

Нет

Да

6 Предприятия

56 Документы

504 Менеджеры

-597 Группа документов прихода и поставок

 

 

 

Т621

Авансы от покупателей

Нет

Да

6 Предприятия

56 Документы

504 Менеджеры

-597 Группа документов прихода и поставок

 

 

 

Т900

Реализация

Да

Да

46 Место хранения

501 Группы товара

502 Товары

503 Партии

6 Предприятия

56 Документы

504 Менеджеры

 

Перечень и структура данных счетов является жестко предопределенной, то есть пользователь не имеет права добавлять, удалять или корректировать счета. Рассмотрим предназначение этих счетов более подробно.

 

Счет Т410 «Товары на складе»

Данный счет предназначен для отображения фактического состояния складов и фактических остатков на складах. Здесь накапливается информация в виде проводок по каждому складу, группе товаров, товару, партии. Последняя аналитика «Партии» используется только при партионном учете товаров, учете ФИФО или ЛИФО. При этом операции, проведенные по дебету счета, считаются приходом, а по кредиту – расходом.

 

Счет Т411 «Товары в резерве»

Этот счет предназначен для учета товаров, находящихся в резерве. Как видно, резервирование товаров в разрезе покупателей (аналитика «Предприятия») ведется по дебету счета, а снятие с резерва осуществляется по кредиту счета.

 

Счет Т412 «Ожидаемый товар»

Этот счет предназначен для учета заказанных товаров, который ведется в разрезе поставщиков (аналитика «Предприятия»). При этом заказ товара отражается по дебету счета, а приход заказанного товара по кредиту.

 

Счет Т413 «Наценка»

Счет предназначен для учета наценки.

 

Счет Т600 «Расчеты с поставщиками», Счет Т620 «Расчеты с покупателями»

Эти счета предназначены для учета дебиторской и кредиторской задолженности поставщиков и покупателей в разрезе договоров. По дебету счета Т600 отражается задолженность поставщика, по кредиту – задолженность перед поставщиком. По дебету счета Т620 отражается задолженность покупателя,по кредиту счета – задолженность перед покупателем.

 

Счет Т900 «Реализация»

Данный счет предназначен для учета реализованных товаров, выручки и прибыли от реализации. В дебете этого счета сосредоточена себестоимость товара, в кредите – выручка от реализации данного товара.

 

3.3. Операции

 

В WINDOWS-Торговле имеются следующие типы операций:

Номер

Наименование

Корреспонденция счетов

1

 Приход

 Дт Т410    Кт Т600

2

 Возврат товара поставщику

 Дт Т600    Кт Т410

5

 Заказ товара поставщику

 Дт Т412    Кт

11

 Продажа товара

 Дт Т900    Кт Т410

 Дт Т620    Кт Т900

12

 Возврат товара от покупателя

 Дт Т410    Кт Т900

 Дт Т900    Кт Т620

14

 Резервирование товара для покупателя

 Дт Т411

21

 Внутреннее перемещение

 Дт Т410    Кт Т410

23

 Переоценка розницы

Дт Т410    Кт Т420

31

 Оплата поставщикам

 Дт Т600    Кт

32

 Оплата покупателей

 Дт             Кт Т620

33

 Возврат денег покупателю

 Дт             Кт Т600

34

 Приход денег от поставщика

 Дт Т620    Кт

 


Тип операции задается при добавлении этой операции:

Все торговые операции можно настроить для пользователя с использованием стандартных механизмов настройки операций в проекте. Однако, обязательным условием при настройке является наличие в операции записей вида «Выписка документа» или «Обработка документа». В WINDOWS-Торговле могут использоваться как общие для всех задач журналы регистрации документов, так и журналы, настроенные только для задачи Торговля. Те журналы регистрации, которые в дальнейшем служат для создания отчетов в других задачах, например в задаче «Бухгалтерия», мы советуем Вам настраивать как «Общие для всех задач».

Более того, мы рекомендуем Вам использование для каждого типа операций настраивать записи с указанными в таблице корреспонденциями счетов, поскольку в программе существует механизм закрытия рабочего периода, где используются вышеуказанные корреспонденции счетов. О механизме изменения рабочего периода читайте в разделе 3.

 

4. Методы учета товаров.

 

В WINDOWS-Торговле существуют следующие методы оценки товаров:

-         по средней себестоимости;

-         по себестоимости первых по времени закупок – ФИФО;

-         по себестоимости последних по времени закупок – ЛИФО;

-         по себестоимости партии – партионный учет и партионный учет с автоподбором партий.

Выбор того или иного метода остается за пользователем и фиксируется им в учетной политике при настройке системы:


В зависимости от выбранного метода формируется учетная цена товара. Под учетной ценой в WINDOWS-Торговле понимается фактическая цена приобретения, то есть цена поставщика с накладными расходами (транспортные расходы, таможенные затраты и другие, разрешенные законодательством для включения в себестоимость). При этом пользователь сам может определить алгоритм расчета учетной цены при оприходовании товара на склад с помощью уже известного Вам механизма настройки стандартных операций.

Расчет учетных цен производится в разрезе каждого склада по выбранному методу учета:

-         по методу средней себестоимости товары списываются со склада по средней цене на дату совершения операции;

-         по методам ФИФО или ЛИФО товары списываются со склада по цене первой поступившей партии или последней поступившей партии соответственно. При оприходовании товара на склад пользователь указывает партию этого товара, а при списании – программа автоматически подставляет нужную партию, не давая пользователю возможности её выбора;

-         по партионному методу и при приходе, и при расходе пользователь сам выбирает партию товара.

-         по партионному учету  с автоподбором партий - списание в автоматическом режиме по заранее заданному пользователем алгоритму списания.

 

5. Понятие рабочего периода в WINDOWS-Торговле

 

Вы уже знакомы с процедурой закрытия месяца в WINDOWS-Бухгалтерии, когда после ввода всех операций в текущий месяц необходимо произвести его закрытие.

В WINDOWS-Торговле существует подобная процедура, но называется она «Изменение рабочего периода». Это несколько другое понятие, нежели «Изменение месяца».

Данная процедура необходима для правильного подбора учетных цен в зависимости от метода учета, а также подбора партий для каждого товара при методах учета ФИФО или ЛИФО. После изменения рабочего периода ввод и корректировка информации в закрытых периодах невозможны. Это обусловлено тем, что подобные операции могут привести к неисправимым последствиям и сильному искажению информации.

Рабочий период устанавливается пользователем самостоятельно в режиме «Изменение рабочего периода», расположенного в меню «Настройка программы»:


Как видно, рабочим периодом может быть необязательно день, месяц или год. Каждый раз пользователь сам определяет, до какой даты ему необходимо закрыть период и, следовательно, получить самую точную и актуальную информацию.

 

Внимание!!!

Если при изменении рабочего периода была указана дата, большая рассчитанной

даты, то период закрывается и корректировка в нем уже невозможна. Причем, месяц

закрытия может быть равным рассчитанному или следующим за рассчитанным. Не

допускается указывать месяц больше рассчитанного на 2 .

Если указана дата меньше, чем рассчитанная дата, то произойдет «откат» в прошлые

периоды и актуальность, точность информации будет утеряна, но откроется возмож

ность для корректировки данных. «Откатываться» можно только в пределах кален

дарного месяца, то есть месяц, указанный в поле «Изменить до», не должен отличать

ся от месяца, указанного в поле «Рассчитано до».

Не допускается указывать в поле «Изменить до» дату, равную рассчитанной дате.

 

«Рассчитано верно до:» – это дата, до которой рабочий период закрыт корректно, то есть когда списанное количество товара не превышает остатка на складе. До этой даты расчет выполнен с точным подбором партий, вычислением себестоимости и прибыли.

«Рассчитано до:» – это дата, до которой закрыт рабочий период и рассчитаны все итоги, выбраны партии товаров, но себестоимость и прибыль по реализации являются приблизительными величинами.

В процессе закрытия рабочего периода происходит пересчет следующих операций:

-         Возврат товара от покупателя

-         Возврат товара поставщику

-         Внутреннее перемещение

-         Продажа

Пересчет операций происходит в вышеуказанном порядке, то есть сначала пересчитываются операции возвратов от покупателя, затем проверяются операции возвратов поставщику, осуществляются операции перемещения и в последнюю очередь – операции по продаже товара.

При закрытии периода могут быть обнаружены ошибки в операциях, например, когда со склада списан товар сверх остатка. В этом случае пользователь будет предупрежден соответствующим сообщением с полным описанием ошибки и будет предложено три варианта действия:

-         Продолжить, то есть проигнорировать ошибку. В этом случае при методе учета «По средним ценам» товар спишется по средней цене на дату совершения операции и по складу появится отрицательный остаток. При методах учета ФИФО или ЛИФО появится «пустая» партия, в которой будет числиться только операция списания товара только в количестве с ценой, равной нулю. При партионном учете по партии появится отрицательный остаток.

-         Остановится, то есть закрыть период до данного документа, в котором обнаружены некорректные данные.

-         Откатиться назад, то есть вернуться в первоначальное состояние на момент начала расчета.

Если же Вы выбрали вариант «Продолжить», программа закроет Вам рабочий период с некорректными и приблизительными данными. И для того, чтобы исправить данные в закрытом периоде необходимо «открыть» период времени, в котором необходима корректировка, то есть произвести процедуру изменения рабочего периода с датой, которая меньше рассчитанной даты. При открытии периода полностью восстанавливается введенная ранее информация в прежнем виде.

 

6. Ввод информации

 

В WINDOWS-Торговле существует два способа ввода операций: анкетный ввод и табличный ввод. Выбор того или другого способа ввода пользователь определяет сам перед тем, как осуществить операцию по клавише, расположенной в верхней панели экрана:


Для каждого раздела операций можно задать свой способ ввода. По умолчанию устанавливается ввод, использованный данным пользователем предыдущий раз.

Рассмотрим каждый из способов ввода более подробно.

6.1. Анкетный ввод

Анкетный ввод – это последовательное заполнение документа, причем заполняются сначала постоянная часть документа, а затем его циклическая часть.


Одним из реквизитов, задаваемых в постоянной части документа, является покупатель или поставщик. Как Вам уже известно, поставщики и покупатели хранятся у нас в справочнике 6 «Предприятия». Во вводе для каждого типа операций можно настроить свой экран просмотра этого справочника. Например, для операций типа «Продажа» экран просмотра можно настроить таким образом, чтобы показывались только покупатели. Для этого необходимо в меню «Постоянные параметры экрана» во вкладке «Выбор» задать условия выбора: «Статус равно 1», что означает выбор всех предприятий со статусом 1 «Покупатели».

При вводе документа можно просмотреть журнал регистрации этого документа по клавише «Журнал», расположенной в верхнем меню экрана. Кроме того, в процессе ввода документа пользователь может отвлечься и забыть, на какой номенклатурной позиции он остановился. Для этого необходимо вызвать журнал регистрации и просмотреть для данного документа те номенклатурные позиции, которые уже были введены.

Иногда при выписке документа требуется просмотреть остатки товаров на складе, например при выписке накладной на отпуск товаров. Для этого в анкетном вводе в верхней панели экрана расположено меню «Остатки». Остатки можно просмотреть в разрезе товаров и в разрезе партий. Выбранный экран просмотра сохраняется для данного пользователя и для того, чтобы отказаться от просмотра остатков необходимо выбрать «Без остатков».


Как видно, существуют разные модификации просмотра остатков:

-         «Фактические остатки»: при выборе этого вида просмотра Вы можете увидеть реальные остатки по выбранному складу на дату выписки документа;

-         «Остатки с учетом резервов»: здесь Вы увидите остатки за минусом зарезервированного товара;

-         «Остатки с учетом заказов»: здесь Вы увидите остатки плюс заказанный товар у поставщика;

-         «Остатки + заказ - резерв»: здесь Вы увидите фактический остаток товара плюс количество заказанного товара за минусом зарезервированного товара.

Иногда существуют ситуации, когда, например, при выписке расходной накладной требуется списать товары из одной и той же группы. И здесь не хотелось бы выбирать нужную группу каждый раз. Для этого существует кнопка «Помнить» в верхней панели экрана ввода.

 

6.2. Табличный ввод

 

6.2.1. Настройка табличного ввода

Экран табличного ввода настраивается для каждой операции.


Настроить экран табличного ввода можно в меню «Постоянные параметры», расположенной в нижней панели экрана, во вкладке «Табличный ввод».

Здесь устанавливаются параметры табличного ввода, которые определяют действия программы при вводе данных:

-         «Переход по Enter» определяет, на какое поле должна перейти программа после нажатия пользователем клавиши Enter (вправо, вниз, на месте, вправо (вниз));

-         «Переход по Esc» определяет, на какое поле должна перейти программа после нажатия пользователем клавиши Esc (влево, вверх, на месте);

-         «Пересчет формул» определяет, в какой момент программа будет пересчитывать формулы. При выборе «Всегда» программа будет рассчитывать формулы не только в момент ввода значения этого поля, но и каждый раз после корректировки этого поля или других полей, от которых зависит значение данного поля. При выборе «Никогда» программа не будет рассчитывать формулы ни в момент ввода, ни в момент корректировки данных. Но в верхней панели экрана ввода появится кнопочка «Пересчет», по которой можно будет пересчитать формулы.


       


При выборе «По запросу» программа каждый раз при вводе или корректировке данных будет запрашивать у пользователя:

 

Нужно отметить, что от выбора того или иного способа пересчета формул зависит быстродействие табличного ввода. Естественно, что при варианте «Всегда» формулы будут пересчитываться каждый раз, что очень сильно замедлит ввод данных, а вариант «Никогда» является самым оптимальным, когда после ввода рассчитаются сразу все формулы.

 

6.2.2. Выписка документов в табличном вводе

Выписка документа в табличном вводе осуществляется следующим образом:

-         сначала в анкетном вводе заполняются поля постоянной части документа;

-         затем в табличном вводе заполняются поля циклической части документа.


При настройке экрана табличного ввода мы рекомендуем Вам соблюдать последовательность полей заполнения документа в порядке следования их номеров. Иначе могут возникнуть трудности с пересчетом формул.

При заполнении полей документа типа «Данные из справочника» в верхней панели экрана откроется следующее меню:


Это меню определяет способ работы со справочником данного поля.

Подменю «Показать» отобразит Вам справочник в таком виде:


Причем при возврате на это поле данная настройка не сохранится. Если же Вы выберите подменю «Показывать автоматически», то справочник будет показываться Вам всегда.


Есть другой способ работы со справочниками, когда при добавлении или корректировке поля Вам будет открываться справочник в анкетном виде:

 

При этом если Вы выберите подменю «Редактировать» данная настройка не будет сохранена, а если подменю «Редактировать автоматически», то справочник будет показываться Вам таким образом каждый раз.

Когда Вы заполнили уже все позиции документа, необходимо нажать клавишу Esc и сохранить введенный документ.

 

7. Аналитические отчеты

7.1. Прайс-лист

 

В WINDOWS-Торговле для каждого товара существует шесть цен: цена розничная, цена мелкооптовая, цена оптовая, цена розничная валютная, цена мелкооптовая валютная, цена оптовая валютная. Формулы для расчета цен задаются при заполнении справочника № 501 «Группы товара» (см. раздел 1.1.).

Для каждого товара ведется история цен в режиме «История цен на товары».


Здесь пользователь может добавить новую цену данного товара. Для этого необходимо выбрать в меню «Сервис» пункт «Добавление». Для того, чтобы изменить статус цен необходимо нажать клавишу «Статус» в верхней панели экрана.


При формировании прайс-листа необходимо задать дату и группировку:

 

Цены для каждого товара будут подобраны из истории цен на дату формирования прайс-листа (или ближайшую к ней дату) со статусом «Действует».

Для того, чтобы переоценить товары, необходимо выбрать группировку прайс-листа «Для отдельной группы товара». А затем выбрать в верхней панели экрана меню «Переоценка»:

 

7.2. Остатки на складах

 

В WINDOWS-Торговле существует просмотровый режим «Остатки на складах», аналогичный одноименному  режиму. При входе в этот режим необходимо задать дату и время, на которые нужно собрать остатки, а также вид просмотра.


Здесь возможно просмотреть как фактические остатки по складам, так и остатки в резервах, заказах и т.д.

 


8. Подготовка к началу работу

 

Перед тем, как начать реальную работу необходимо подготовить Вашу базу данных:

1.     Удалить все учебные записи;

2.     Заполнить все необходимые справочники;

3.     Ввести вступительные остатки по товарам, по взаиморасчетам с контрагентами.

8.1. Удаление данных

Удаление данных производится в целях очистки базы данных от выполненных операций и выписанных документов в процессе освоения программы, а также установки периода, начиная с которого Вы будете работать.

Эта процедура производится в режиме «Настройка программы», «Заполнение первоначальной информации». При выборе пункта «Удаление данных» программа предложит ввести месяц и год начала работы.

 

Внимание!

Данная процедура выполняется один раз перед началом работы с программой.

 

Примечание.

Данная процедура удаляет выписанные документы. Но не удаляет сделанные настройки и не очищает справочники.

8.2. Заполнение основных и вспомогательных справочников

Перед началом работы с программой следует удалить ненужные записи из основных и вспомогательных справочников, которые остались от стартового комплекта.

Далее нужно заполнить все необходимые справочники. Это можно осуществить разными способами:

а) автоматически из  файла формата Microsoft Excel с помощью программы «ИНФИН-Объединитель» (более подробно читайте Руководство пользователя по «ИНФИН-Объединителю»);

б) в режиме «Заполнение справочников» пункта «Настройка системы»;

в) в режиме «Заполнение справочников полноэкранное» пункта «Настройка системы»

Выбрав тип справочника «Аналитические справочники» Вы сможете с помощью меню «Сервис» заполнить все основные и вспомогательные справочники. Последовательно выбирая тип справочника «Справочник валют», «Справочник курсов валют», «Справочник единиц измерения», Вы сможете заполнить эти служебные справочники также с помощью меню «Сервис».

Основные и вспомогательные справочники можно заполнить и в режиме «Заполнение справочников полноэкранное». Он отличается от вышерассмотренного тем, что справочник виден в полный экран, а не наполовину, и Вы можете настроить этот экран с помощью кнопки «Постоянные параметры» на весь экран.

Кроме того, в режиме «Заполнение справочников полноэкранное» существует возможность групповой корректировки полей, которая представлена отдельной командой в меню «Сервис».

Групповая корректировка – это корректировка одного параметра сразу у нескольких выбранных записей. Например, Вам необходимо установить сразу у нескольких товаров одинаковую цену. Открыв справочник товаров в режиме «Заполнение справочников полноэкранное», пометьте нужные товары клавишей F2:

Затем в меню «Сервис» выберите пункт «Групповая корректировка

8.3. Ввод вступительных остатков

Ввод вступительных остатков по товарам и по задолженности предприятий осуществляется  в режиме «Ввод вступительных остатков», который расположен «Настройка программы» / «Заполнение первоначальной информации».

Вам необходимо выбрать операцию, по которой будут вводиться остатки. Выбор зависит от того, какие остатки Вы вводите:

§                     остатки товаров (операции № 10 и № 20 «Остатки товаров»);

§                     задолженность поставщика (операции №30 и № 40 «Авансы поставщику»);

§                     задолженность перед поставщиками (операции № 50 и № 60 «Задолженность перед поставщиками»);

§                     задолженность перед покупателями (операции № 80 и № 90 «Авансы от покупателей»);

§                     задолженность покупателей (операции № 100 и № 120 «Задолженность покупателей»).

 

Все операции делятся на рублевые и валютные. Если Вы ведете учет в нескольких валютах, то Вам необходимо пользоваться операциями с пометкой «валютная».

Вступительные остатки вводятся в виде документов за месяц, предшествующий месяцу начала работы.

 

Примечание.

Остатки товаров по одному складу нужно вводить одним документом (операцией). Для остатков товаров по каждому складу нужно вводить отдельный документ.

Во время ввода операции по вступительным остаткам можно одновременно заполнять справочники с помощью меню «Сервис», расположенного на верхней панели экрана.

В процессе ввода вступительных остатков может оказаться, что некоторые данные введены неправильно. Для того чтобы исправить уже введенные вступительные остатки нужно войти в режим «Корректировка вступительных остатков», который расположен в «Настройка программы» / «Заполнение первоначальной информацией».